Privacyverklaring Feedback op je werk

1. Wie wij zijn

Systemisch Nu is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor Feedback op je werk via feedback.systemisch.nu.

Contactgegevens:

Systemisch Nu
Sint Annastraat 198 G
6525 GX Nijmegen
[email protected]
KvK: 98612883

2. Welke gegevens we verzamelen

Wanneer je het feedbackformulier invult, verzamelen we de volgende gegevens. Het meeste is optioneel. Je beslist zelf wat je deelt.

Altijd verzameld:

• Je antwoorden op de feedback-vragen
• Tijdstip van invullen
• Een unieke code zodat we je antwoorden over tijd kunnen volgen, zonder je naam te kennen
• De coach waarover je feedback geeft (via de link of QR-code waarmee je het formulier opent)

Optioneel, alleen als jij dat aangeeft:

• Je voornaam (als je toestemming geeft voor publicatie van een citaat)
• Je e-mailadres (als je een herinnering wilt voor een vervolgvraag, of als we contact mogen opnemen over publicatie van een citaat)

We verzamelen geen gegevens die we niet nodig hebben.

3. Waarom we deze gegevens gebruiken

We gebruiken je gegevens voor de volgende doelen:

Feedback verzamelen en analyseren

Je antwoorden helpen je coach om beter inzicht te krijgen in diens werk. Ook gebruiken we de antwoorden voor algemene analyses, bijvoorbeeld om scores tussen coaches te kunnen vergelijken. Voor benchmarking gebruiken we geen direct identificeerbare gegevens zoals namen of e-mailadressen.

Herinnering versturen

Als je daar toestemming voor geeft, sturen we je na ongeveer 4 weken één e-mail met een korte vervolgvraag. We doen dit om te begrijpen of het effect van de sessie veranderd is over tijd.

Contact over publicatie van een citaat

Als je toestemming geeft voor publicatie van een citaat met je voornaam, nemen we eerst contact met je op om je het exacte citaat voor te leggen. Je beslist dan opnieuw of het zo gepubliceerd mag worden.

Wettelijke basis voor deze verwerkingen

Voor je antwoorden, voornaam en e-mailadres vragen we expliciet om jouw toestemming. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken (zie hieronder).

Voor technische gegevens zoals tijdstip en unieke code is onze grondslag het kunnen leveren van de dienst (gerechtvaardigd belang).

4. Hoe lang we gegevens bewaren

Je inhoudelijke antwoorden (zonder identificeerbare gegevens): maximaal 12 maanden na invullen. Daarna worden ze geanonimiseerd en blijven ze alleen onderdeel van algemene analyses. Geanonimiseerde data kan niet meer aan jou worden gekoppeld.

Je voornaam (als je toestemming gaf voor publicatie): maximaal 12 maanden na invullen, gelijk aan je antwoorden. Daarna verwijderen we je voornaam uit ons systeem.

Je e-mailadres voor de herinnering: tijdelijk, totdat de herinneringsmail is verzonden en kort daarna geautomatiseerd verwijderd.

Je e-mailadres voor contact over publicatie: maximaal 12 maanden, gelijk aan je voornaam.

Als je toestemming intrekt, verwijderen we je gegevens binnen 30 dagen.

5. Met wie we gegevens delen

We delen je gegevens niet zomaar met anderen.

Onze website en de bijbehorende gegevens worden gehost op servers binnen de Europese Unie. Voor het versturen van e-mails gebruiken we onze eigen e-mailomgeving binnen een Europese data-regio.

We delen je gegevens niet met je coach in een vorm die jou direct identificeerbaar maakt, tenzij je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven (bijvoorbeeld voor publicatie van een citaat).

6. Jouw rechten

Je hebt verschillende rechten als het gaat om jouw gegevens:

• Inzage: je kunt opvragen welke gegevens we van jou hebben.
• Correctie: kloppen je gegevens niet? Dan passen we ze aan.
• Verwijdering: je kunt vragen om verwijdering van je gegevens.
• Intrekken van toestemming: heb je toestemming gegeven voor bijvoorbeeld een herinnering of publicatie? Je kunt die op elk moment intrekken.
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de manier waarop we je gegevens verwerken.
• Overdraagbaarheid: je kunt vragen om je gegevens in een leesbaar formaat te ontvangen, zodat je ze kunt meenemen naar een andere partij.

Hoe je dit doet:

Stuur een mail naar [email protected]. We reageren binnen 30 dagen.

Klacht indienen?

Vind je dat we niet goed met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We hopen natuurlijk dat je eerst contact met ons opneemt, zodat we het samen kunnen oplossen.

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of misbruik.

Onze website werkt met een beveiligde verbinding. Toegang tot je gegevens is beperkt tot de mensen die ze nodig hebben voor het verwerken van feedback. Gevoelige gegevens worden versleuteld opgeslagen.

Mocht er onverhoopt iets misgaan met je gegevens, dan handelen we volgens de wettelijke voorschriften en informeren we je waar nodig.

8. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als de wet verandert of als onze werkwijze zich ontwikkelt. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina of via een link naar systemisch.nu.

Bij belangrijke wijzigingen die jouw rechten of het gebruik van je gegevens raken, informeren we je wanneer dat redelijkerwijs mogelijk is.

Laatste wijziging: 16 mei 2026